El mayor error del correo electrónico

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En una  entrevista reciente con Adam Bryant de CNBC, el  CEO de LinkedIn, Jeff Weiner, compartió sus opiniones sobre una variedad de temas de negocios, incluido lo que ha aprendido sobre el correo electrónico a lo largo de los años.

Al hacerlo, llamó a la práctica que se destaca como el mayor error que cometen las personas en el correo electrónico :

Escribiendo demasiado.

"Es fácil pasar por alto la importancia de la claridad y la brevedad de los correos electrónicos", explica Weiner. "Cuanto más largo y complejo sea un correo electrónico, más preguntas se plantearán y la gente buscará respuestas de seguimiento y tendrá que enviar más correos electrónicos, y luego más respuestas volverán, y así sucesivamente".

Weiner también aludió al "correo electrónico enojado". Todos hemos estado allí; O bien recibimos un correo electrónico en el que nos sentimos atacados y nos movemos para escribir inmediatamente una respuesta emocional, defendiéndonos con vehemencia. O atacamos involuntariamente a otra persona, completamente ajeno a la forma en que se recibirá nuestro correo electrónico.

¿Cual es la solución?

Coge el teléfono, dice Weiner.

"A menudo, especialmente en una situación inestable, las personas envían correos electrónicos; no siempre se están convirtiendo en espectadores de sus propios pensamientos cuando crean el correo electrónico y envían algo que puede desencadenar a alguien en el extremo receptor. Y hay una gran cantidad de vitriol que va y viene, y algunas veces es mejor simplemente decir, 'vamos a desconectar'. Reúnase y sea capaz de proporcionar un contexto adicional sobre por qué la gente está molesta o por qué hay fricción, y puede resolver las cosas mucho más rápido de esa manera ".

El consejo de Weiner no solo es inteligente, sino también  emocionalmente inteligente.

Lo más probable es que vea este error a diario: correos electrónicos destinados a simplificar, pero que terminan por complicar las cosas, correos electrónicos de naturaleza acusatoria, correos electrónicos que reciben críticas al destinatario u otros. 

El problema es que a medida que el mundo se vuelve cada vez más pequeño (y cada vez más equipos trabajan de forma remota), las aplicaciones de correo electrónico y mensajería continuarán siendo la herramienta de comunicación elegida por muchos. El hecho es que estas herramientas pueden ahorrar tiempo y darle más control, cuando se usan de manera efectiva.

Pero cuando comete los errores descritos anteriormente, las cosas pueden salirse de control muy rápidamente, lo que requiere mucho más tiempo para controlar los daños.

Entonces, ¿cuándo debe usar el correo electrónico y cuándo debe llamar o reunirse en persona?

Si le resulta difícil responder a esa pregunta, siga estos tres pasos:

1. Escriba su correo electrónico y guárdelo como borrador.

Incluso si no terminas enviándolo, poner tus pensamientos por escrito te ayudará a articularlos claramente.

2. Vuelve a revisar el borrador más adelante.

Si el correo electrónico es urgente, tan solo cinco minutos (u otra taza de café) puede hacer una gran diferencia. De lo contrario, dale unas horas, o incluso un día.

3. Vuelva a leer el correo electrónico, teniendo en cuenta a su público.

Pregúntate a ti mismo las siguientes preguntas:

  • ¿Estoy escribiendo demasiado? 

  • ¿Es el correo electrónico confuso?

  • ¿Planteará más preguntas de las que responderá?

  • ¿Hay algo que pueda malinterpretarse o que suene enojado, emocional o frívolo?

  • ¿Hay algo innecesario que pueda eliminar de este correo electrónico?

  • ¿Sería mejor comunicarlo por teléfono (o en persona)?

Después de seguir este proceso de tres pasos, puede decidir que el correo electrónico sigue siendo el camino a seguir. Si es así, trata de mantener las cosas lo más breves y claras posible.

De hecho, puedes estar inspirado para enviar el correo electrónico más breve de todos:

Oye, tenemos que hablar sobre [tema]. ¿Puedo llamarte?

Lo ames o lo odies, el correo electrónico y los mensajes son formas necesarias de comunicación. Aprende a usarlos correctamente y te ahorrarás mucho tiempo y dolor a la larga.


Éste artículo se tomo de la página: Inc.comhttps://www.inc.com/justin-bariso/linkedins-ceo-just-identified-single-biggest-email-mistakeyou-can-make-and-were-all-guilty.html?cid=hmsub1