6 trucos de Google Doc para aumentar tu productividad

Cuando diriges una pequeña empresa, nunca hay suficiente tiempo en el día. Su lista de tareas es tan larga como un recibo de compra, y parece que permanece la misma longitud sin importar cuántos elementos marque. Y, por supuesto, es probable que desee ganar tiempo para su pareja además de eso. No es de extrañar que estés estresado.

El proveedor de préstamos para pequeñas empresas Fundera encuestó a varios cientos de dueños de negocios el año pasado y encontró que el  19 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas trabajan más de 60 horas a la semana. También encontró que el 70 por ciento trabaja más de 40 horas a la semana y el 89 por ciento trabaja los fines de semana. 

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Es muy probable que supervise una letanía de operaciones comerciales, desde la contratación y las ventas hasta el marketing y el servicio al cliente. Mejorar su productividad no es solo trabajar más rápido o más duro, sino también trabajar más inteligentemente. Aprovechar las herramientas puede ayudarlo a aprovechar al máximo su tiempo.

Google Docs es una de las herramientas más utilizadas por los empresarios en la actualidad. Puede ayudarlo a aprovechar al máximo cada hora y administrar su negocio de manera más efectiva. ¿Pero lo estás utilizando de la manera más eficiente posible? Aquí hay algunas ideas que pueden ayudarte a optimizarlo.


1. Organícese con codificación de colores.

Los propietarios de negocios utilizan Google Docs y Sheets para todo, desde el seguimiento de las horas de los empleados hasta la creación de material publicitario de marketing. Con el tiempo, su unidad puede ser bastante desordenada y llena de gente. Y si no puede recordar el nombre exacto de un documento o una hoja, se verá obligado a perder el tiempo buscándolo.

La codificación de color de tus carpetas detendrá esto. Ubicarás tus materiales mucho más fácilmente. Primero, crea nuevas carpetas y ordena tus documentos. A continuación, haga clic derecho o control haga clic en cualquier carpeta. Seleccione "Cambiar color" y elija entre cualquiera de los 24 tonos.

2. Hacer llamadas de conferencia desde dentro de un documento.

Los complementos son aplicaciones complementarias para G Suite que le permiten realizar una variedad de tareas. Digamos que está colaborando en un documento de Google con dos de sus empleados. El complemento UberConference le permite reservar una llamada de conferencia con sus colaboradores directamente desde la barra lateral.

Para obtener el complemento, abra su documento y luego haga clic en "Complementos" y "Obtener complementos". Escriba "UberConference" en la barra de búsqueda y haga clic en el signo más azul. Luego permita que la aplicación acceda a su cuenta de Google.

Para iniciar el complemento, haga clic en el menú de complementos y seleccione "UberConference / Launch Sidebar".

3. Utilice plantillas para proyectos recurrentes.

Si tiene dificultades para formatear propuestas de proyectos, agendas de reuniones o facturas de clientes, use una plantilla que pueda modificar rápidamente según sea necesario. De esta manera no tienes que empezar desde cero cada vez.

Vaya a drive.google.com/templates y elija entre una variedad de documentos preformateados. Esta lista incluye cartas comerciales, propuestas de proyectos, notas de incorporación y cartas de oferta de trabajo.

Otras plantillas, como acuerdos de consultoría, ofertas de ventas y declaraciones de trabajo, están disponibles como complementos.

4. Agregue su firma a un documento.

¿Cuántas veces ha impreso un documento, firmado, luego escaneado y enviado por correo electrónico a alguien? Imagine cuánto tiempo ahorraría en el transcurso de un año si pudiera agregar su firma a un documento con el clic de un botón.

El complemento PandaDoc inserta su firma electrónica en un documento desde cualquier dispositivo. Después de obtener el complemento, se le solicitará que se conecte a PandaDoc y cree una cuenta. Una vez hecho esto, active el complemento para abrir una barra lateral y dibujar su firma. Haz clic en él para agregarlo a tu documento.

5. Usa tu voz para escribir.

Hay muchas situaciones en las que podría ser más conveniente hablar su borrador que escribirlo. Pruebe la función de escritura por voz para acelerar la creación de un documento de Google.

Desde Herramientas, seleccione "Escritura por voz". Haga clic en el ícono del micrófono negro y comience a hablar después de que se vuelva rojo. Puede agregar puntuación común diciendo "punto", "coma", "signo de exclamación" o "signo de interrogación".

6. Enviar un fax sin una máquina de fax.

¿Tienes una relación de amor-odio con tu máquina de fax? El complemento HelloFax le permite enviar documentos por fax desde Google Docs. Puede inspirarte a patear esa máquina torpe al bordillo de una vez por todas.

Para enviar por fax un documento de Google, simplemente abra el complemento, ingrese el número de fax y haga clic en "Enviar". Agregue una portada opcional en menos de 20 segundos.

Cuando utiliza estos hacks para ampliar sus habilidades, puede hacer más en menos tiempo. Quién sabe, incluso podría hacer una semana laboral de 40 horas para variar.


Éste artículo se tomo de la página Inc.com: https://www.inc.com/john-boitnott/6-google-doc-hacks-to-boost-your-productivity.html?cid=landermore